Case Study Einfache Projektsteuerung durch maßgeschneiderte Dashboards

Case Study

Oft ist es schwierig, einen Überblick über alle Projekte in seinem Unternehmen zu behalten. Zeitaufwendig müssen Berichte von Mitarbeitern manuell zusammengefügt und angepasst werden. Änderungen und Ergänzungen sind mit viel Aufwand verbunden.

Herausforderung

  • Ziel: Transparenter Überblick wichtigster Kennzahlen aller Projekte im Unternehmen
  • Viele unterschiedliche Zielgruppen im Unternehmen
  • Viele verschiedene Datenquellen

Lösung

  • Import eines automatischen Projekt-Reportings durch Übertrag von Daten aus dem Projektmanagement-Tool Jira in eine Orcacle-Datenbank
  • Überführung der Daten in die Visualisierungs- und Analyse-Software Tableau
  • Erstellung von maßgeschneiderten Dashboards mit Tableau für jede Zielgruppe (z.B. Projektleiter, Vorgesetzte und Geschäftsleitung)

Ergebnis

  • Einfachere Projektsteuerung durch Standardisierung der Berichterstattung in Form maßgeschneiderter Dashboards
  • Zeitersparnis und Transparenz über alle Projekte hinweg
  • Ermöglichung frühzeitigen Handelns bei kritischen Projekten
  • Flexibles Hinzufügen von Änderungen und Ergänzungen in den Dashboards
  • Stets aktuelle Zahlen durch Automatisierung des Datenflusses

MIT MASSGESCHNEIDERTEN DASHBOARDS DIE PROJEKTSTEUERUNG ERLEICHTERN

Zeitersparnis, Transparenz, Vereinheitlichung sowie eine Basis für frühzeitiges Handeln und rechtzeitige Reaktionen – viele Unternehmen machen sehr gute Erfahrungen mit unseren maßgeschneiderten Dashboards.

Am Ende des Tages zählt für Susanne Hopmann, Managing Director von Hopmann Marketing Analytics, nur eines: „Wir bekommen so unglaublich positives Feedback von unseren Kunden, dass die Projektsteuerung dank unserer Dashboards auf einmal so viel einfacher ist.“ Das ist es, was für viele Unternehmen wichtig ist: Projekte einfacher zu steuern und mithilfe der größeren Transparenz, insgesamt bessere Ergebnisse zu erzielen.

„Dabei ist unser Ansatz ganz einfach: Wir importieren ein automatisches Projekt-Reporting, indem Daten aus dem Projektmanagement-Tool Jira in eine Oracle-Datenbank übertragen und anschließend in Tableau, einer Visualisierungs-Software, veranschaulicht werden“, erklärt Susanne Hopmann.

Unser konkretes Vorgehen:

Workshop

In einem Workshop werden Ideen, Vorschläge und Ziele für ein Dashboard zusammengetragen sowie KPI‘s, die Informationen über ein Projektstatus geben, festgelegt.

Erster Entwurf

Es wird ein erster Entwurf mithilfe einer händischen Zeichnung oder eine erste Visualisierung mit PowerPoint oder einem Mockup-Tool für das Dashboard erstellt.

Umsetzung

Die benötigten Projektmanagement-Tools werden angebunden, so dass mit der Umsetzung begonnen werden kann.

Reportings

Basierend auf den Entwürfen werden die Reportings, welche mehrere Dashboards umfassen, in Tableau umgesetzt.

Tests

Mit ausführlichen Tests werden Daten und Dashboard-Funktionalitäten validiert und gegebenenfalls korrigiert.

Update-Prozess

Ein Update-Prozess wird erarbeitet, um stets eine fehlerfreie Live-Version zu gewährleisten und Änderungen vorerst an einer DEV-Version vorzunehmen.

Als Ergebnis können beliebig viele Dashboard-Sets implementiert werden, um den verschiedenen Anforderungen von Projektleitern, Vorgesetzen und der Geschäftsleitung gerecht zu werden.

„Für unsere Kunden implementieren wir oft zwei Dashboard-Sets – das Portfolio Reporting sowie das Project Reporting“ erläutert Susanne Hopmann. „Das Portfolio Reporting gibt einen guten Überblick über alle Projekte, die Teil des Portfolios sind, während das Project Reporting detaillierte Informationen eines bestimmten Projekts bietet.“

Dabei liegen die Vorteile der Dashboards klar auf der Hand: „Unsere Kunden profitieren dank der maßgeschneiderten Dashboards sowohl von Transparenz und Zeitersparnis als auch von Flexibilität, da Änderungen und Ergänzungen flexibel und mit wenig Aufwand hinzugefügt werden können. Die Vereinheitlichung der Dashboards macht zudem eine übergreifende Standardisierung der Berichterstattung möglich. Ein detaillierter Überblick ermöglicht frühes Handeln bei kritischen Projekten“ fasst Susanne Hopmann zusammen.

„Unsere Dashboards helfen dem Kunden, eigene Fragen sowie Fragen von Vorgesetzten und der Geschäftsleitung zum Projekt rasch zu beantworten“, erklärt Susanne Hopmann weiter. Dabei können die Dashboards Antworten auf folgende typische Fragen geben:

  • Welche Projekte gibt es aktuell, wer ist verantwortlich und worum geht es inhaltlich bei den Projekten?
  • Welche Projekte verbrauchen laut Planung zu viel Budget und welche liegen nicht im geplanten Zeitraum?
  • Seit wie vielen Wochen befindet sich ein Projekt in einem bestimmten Status?
  • Welchen inhaltlichen und zeitlichen Status hat ein bestimmtes Projekt und wo treten Probleme auf?
  • Welche Risiken stecken hinter bestimmten Projekten?
  • Aus welchen Projekten setzt sich ein Portfolio zusammen?
  • Welche Issues haben sich ergeben und von wem benötigen diese eine Entscheidung?
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